Excel

29 måder at spare tid med Excel -formler

29 Ways Save Time With Excel Formulas

Formler er brød og smør i Excel. Hvis du bruger Excel regelmæssigt, vil jeg vædde med, at du bruger mange formler. Men at lave en arbejdsformel kan tage alt for lang tid. I denne artikel deler jeg nogle gode tips til at spare tid, når du arbejder med formler i Excel.





Video: 20 tips til at spare tid med Excel -formler

1. Tilføj ikke de sidste parenteser til en funktion

Lad os starte med noget virkelig let! Når du indtaster en funktion på egen hånd (SUM, GENNEMSNIT osv.), Behøver du ikke indtaste de sidste lukkende parenteser. For eksempel kan du bare indtaste:





= SUM (A1: A10

og tryk på retur. Excel tilføjer de afsluttende parenteser til dig. Det er en lille ting, men praktisk.



Bemærk: dette virker ikke, hvis din formel indeholder mere end et sæt parenteser.

Før - lukning af parenteser udeladt

Efter tryk på enter - parentes tilføjes automatisk

2. Flyt en formel, og undgå at referencer ændres

En af Excel mest kraftfulde funktioner er relative adresser - når du kopierer en formel til en ny placering, ændres alle relative adresser. Ofte er det præcis, hvad du vil, fordi genbrug af formler er en af ​​de vigtigste teknikker i et velbygget regneark, der er let at vedligeholde.

Men nogle gange skal du flytte eller kopiere en formel til en ny placering, og du vil slet ikke have, at formlen skal ændres. Der er flere måder, du kan gøre dette på.

Hvis du bare flytter en formel til et sted i nærheden, kan du prøve at trække og slippe. Træk vil holde alle adresser intakte og uændrede.

Tag fat i kanten af ​​markeringen

Træk til en ny placering

Hvis du flytter en formel til et mere fjernt sted, skal du bruge klip og indsæt. (Win: Ctrl + X, Ctrl + V Mac: Cmd + X, Cmd + V) Når du klipper en formel, ændres dens referencer ikke.

3. Kopiér en formel, og undgå, at referencer ændres

Bemærk: du kan ændre alle cellereferencer for at gøre dem absolutte, men dette tip antager, at du ikke ønsker at gøre det, uanset årsag.

Hvis du bare skal kopiere en enkelt formel, skal du vælge hele formlen i formellinjen og kopiere til udklipsholderen. Du kan derefter indsætte på et nyt sted. Resultatet vil være en formel, der er identisk med originalen.

For at kopiere en gruppe af formler til en ny placering uden at påvirke referencer, kan du bruge find og erstat. Vælg de formler, du vil kopiere, og søg derefter efter og erstat lighedstegnet (=) i formlerne med hash (#) -tegnet. Dette vil konvertere formlerne til tekst. Kopier og indsæt nu formlerne til en ny placering. Når du har indset formlerne, og med alle de valgte formler, vender du om søge- og udskiftningsprocessen. Søg efter hash (#) og erstat et lighedstegn (=). Dette gendanner formlerne til funktionsdygtig stand. (Kredit: Tom urtis )

4. Dobbeltklik på fyldhåndtaget for at kopiere formlerne ned

Når du tilføjer formler til tabeller, er en af ​​de ting, du oftest gør, at kopiere formlen fra den første række i tabellen til den sidste række i tabellen. Hvis du kender tastaturgenveje til at navigere i data i Excel, kan du bruge dem til hurtigt at indsætte en hel kolonne med formler på blot et par tastestreger. Fyldhåndtaget er dog endnu hurtigere, fordi der ikke er behov for at navigere til bunden af ​​tabellen.

Fyldhåndtaget er det lille rektangel, der sidder i nederste højre hjørne af alle valg i Excel. Så længe formlen sidder i en kolonne ved siden af ​​en anden kolonne med et komplet sæt data, kan du bare dobbeltklikke på fyldhåndtaget for at kopiere formlen helt ned til bunden af ​​tabellen.

Fyldhåndtaget

Excel kopierer formlen ned

Bemærk: Dette tip fungerer ikke, hvis der ikke er en fuld kolonne med data til venstre for den formel, du indtaster. Excel bruger disse data til at finde ud af, hvor langt ned i regnearket der skal kopieres formlen. Du kan dog bruge denne næste tilgang ...

Hvis markeringen ikke er for stor, kan du også udfylde formler ned i et regneark ved hjælp af genvejen til Udfyld (Control + D). Bare sørg for at vælge den originale formel og målcellerne først. Dette er hurtigere end kopiering/indsæt, men ikke så hurtigt som påfyldningshåndtaget, især hvis du kopierer formlen til en stor gruppe celler.

Video: Genveje til hurtigt at flytte rundt på en stor liste

5. Brug en tabel til at indtaste formler automatisk

En endnu hurtigere måde at indtaste formler på er først at konvertere din tabel til en officiel Excel -tabel. Terminologien her er forvirrende, da alle data med mere end en kolonne teknisk set er en 'tabel', men Excel har en formel struktur kaldet en tabel, der giver mange fordele. Når du har konverteret dine data til en tabel (Begge platforme: Ctrl + T), kopieres alle formler, du indtaster i den første række, automatisk i hele tabellens længde. Dette sparer meget tid og hjælper også med at forhindre fejl.

Indtast formlen normalt

Tryk på enter for at kopiere formlen ned

Som en bonus, når du nogensinde opdaterer en formel i en tabel, opdaterer Excel igen alle lignende formler i den samme kolonne.

Bemærk: formler i en tabel bruger automatisk strukturerede referencer (dvs. i eksemplet ovenfor = [@Timer]*[@Rate] i stedet for = C4*D4. Du kan dog skrive celleadresser direkte, og de bevares.

6. Brug fanen Autofuldfør + til at indtaste funktioner

Når du indtaster et lighedstegn og begynder at skrive, begynder Excel at matche den tekst, du indtaster, mod den enorme liste over tilgængelige funktioner. Når du skriver, vil du se en liste over 'kandidat' -funktioner, der vises nedenfor. Denne liste vil indsnævres for hvert bogstav, du skriver. Når den ønskede funktion er valgt på listen, kan du 'bede' Excel om at indtaste den for dig ved at trykke på fanen. I Windows vælges funktioner automatisk, mens du skriver. På en Mac præsenteres indstillinger, men de er ikke valgt, så du skal tage et trin mere: Brug piletasten til at vælge den ønskede funktion, tryk derefter på fanen eller vende tilbage for at få Excel til at indtaste funktionen for dig.

Fremhæv den bedste match, og tryk på fanen

Excel udfylder funktionen automatisk

7. Brug Ctrl + klik for at indtaste argumenter

Kan du ikke lide at skrive kommaer mellem argumenter? Du kan få Excel til at gøre det for dig. Når du indtaster argumenter i en funktion, skal du bare holde Control (Mac: Command) nede, mens du klikker på hver reference, og Excel vil automatisk indtaste kommaer for dig. For eksempel kan du indtaste en formel som: = SUM (A1, B10, C5: C10) ved at indtaste '= SUM (' derefter Ctrl-klikke på hver reference. Dette fungerer med enhver funktion, hvor du leverer referencer som argumenter.

Kontrol eller kommando klikker på næste celle

Kontrol eller kommando klik igen

Alle kommaer blev indtastet af Excel

8. Brug vinduet med formeltip til at vælge argumenter

Når du arbejder med en formel, der indeholder en Excel -funktion, skal du huske, at du altid kan bruge tipvinduet til at vælge argumenter. Dette kan spare tid i realtid, hvis formlen er kompliceret, især hvis den indeholder masser af indlejrede parenteser. For at vælge argumenter skal du arbejde i to trin. I trin et skal du klikke for at sætte markøren inde i den funktion, hvis argument du vil vælge. Excel viser derefter et tip til den funktion, der viser alle argumenter. I trin to skal du klikke på det argument, du vil vælge. Excel vælger hele argumentet, selvom det indeholder andre funktioner eller formler. Dette er en god måde at vælge argumenter, når du bruger F9 til at fejlsøge en formel.

Hold markøren over argumentet i formel -skærmspidsen

Klik på argument for at vælge inde i formlen

Vil du lære mere? Vi tilbyder et helt kursus på Excel formler og funktioner .

9. Indsæt funktionsargumentets pladsholdere med en genvej

Normalt, når du indtaster en funktion, vil Excel præsentere tip om hvert argument, når du tilføjer kommaer. Men nogle gange vil du måske have Excel til at tilføje pladsholdere til alle funktionsargumenter på én gang. I så fald vil du være glad for at vide, at der er en genvej til det.

Når du indtaster en funktion, efter at Excel har genkendt funktionsnavnet, skal du skrive Control + Shift + A (begge platforme). Hvis du f.eks. Skriver '= DATE (' og derefter bruger Ctrl + Shift + A, giver Excel dig '= DATE (år, måned, dag)'. Du kan derefter dobbeltklikke på hvert argument (eller bruge funktionstipset vindue for at vælge hvert argument) og ændre det til den værdi, du ønsker.

Sørg for, at funktionen genkendes

Control + Shift + A indsætter navngivne argumenter

10. Flyt 'formeltingen' af vejen

Nogle gange når du indtaster en formel, vises formel hint vindue kommer i vejen for dig , blokerer din visning af andre celler, du vil se på regnearket. Når det sker, skal du huske, at du kan flytte tipvinduet af vejen. Bare hold musen over kanten af ​​vinduet, indtil du ser markøren ændre sig, klik derefter på og træk til en ny placering. Derefter kan du fortsætte med at indtaste eller redigere din formel. Afhængigt af strukturen i dit regneark er en anden måde at håndtere dette problem på at redigere formlen i formellinjen i stedet for direkte i cellen.

Tag fat i kanten af ​​skærmspidsen

Træk skærmspidsen af ​​vejen

11. Skift visning af alle formler på én gang

Når du redigerer en celle, der indeholder en formel, viser Excel formlen automatisk i stedet for dens resultat. Men nogle gange kan du se alle formlerne på et regneark ad gangen. For at gøre dette skal du bare bruge tastaturgenvejen til at vise formler: Control + ~ (det er en tilde). Med denne genvej kan du hurtigt skifte alle formler på et regneark eller fra. Dette er en god måde at se alle formler på én gang og kontrollere formler for konsistens.

Control + `viser alle formler

Alle formler synlige

12. Vælg alle formler i et regneark på én gang

En anden måde at se alle formler i et regneark er at vælge dem. Du kan gøre dette ved hjælp af de mere kraftfulde (og skjulte) funktioner i Excel: er Gå til> Special (Ctrl + G). Med denne kommando kan du vælge alle mulige interessante ting i Excel, herunder tomme celler, celler, der indeholder tal, celler, der er tomme og meget mere. En af mulighederne er celler, der indeholder formler. For at markere alle celler, der indeholder formler på et regneark, skal du blot skrive Ctrl + G for at åbne dialogboksen Gå til, klikke på knappen Special og derefter vælge Formler. Når du klikker på OK, vælges alle celler, der indeholder formler.

Ctrl + G for at åbne Gå til special

Klik på knappen Special

Vælg formler

Alle formler er valgt

Hvis du kun vil vælge et delsæt af formler i et regneark, skal du først foretage et valg og derefter bruge den samme kommando.

13. Brug paste special til at konvertere formler til statiske værdier

Et almindeligt problem i Excel er et behov for at stoppe beregnede værdier fra at ændre sig. For eksempel vil du måske forenkle et regneark ved at fjerne 'hjælper' -kolonner, som du brugte til at generere bestemte værdier. Men hvis du sletter disse kolonner med formler, der stadig henviser til dem, får du en masse #REF -fejl. Løsningen er først at konvertere formler til værdier og derefter slette de ekstra kolonner. Den enkleste måde at gøre det på er at bruge Paste Special. Vælg først de formler, du vil konvertere, og Kopier til udklipsholderen. Med formlerne stadig valgt, skal du åbne dialogboksen Indsæt speciel (Win: Ctrl + Alt + V, Mac: Ctrl + Cmd + V) og bruge indstillingen Values. Dette erstatter alle de formler, du har valgt, med de værdier, de havde beregnet.

Formler valgt og kopieret

Indsæt special påkaldt

Ikke flere formler!

14. Brug Paste Special til at justere værdierne på plads

Et andet almindeligt problem i Excel er et behov for at ændre mange værdier på plads. For eksempel har du måske en liste over 500 produktpriser, og du skal øge alle priser med 5%. Eller måske har du en liste med 100 datoer, der alle skal flyttes ind i fremtiden med en uge? I sådanne tilfælde kan du tilføje en 'hjælper' -kolonne til din tabel, udføre den nødvendige beregning, konvertere resultaterne til værdier og derefter kopiere dem over den originale kolonne. Men hvis du kun har brug for en simpel beregning, er Paste Special meget enklere og hurtigere, fordi du kan ændre værdien direkte uden ekstra formler.

Hvis du f.eks. Vil konvertere et sæt datoer til en uge senere, skal du gøre dette: tilføj tallet 7 til en hvilken som helst celle i regnearket, og kopier det derefter til udklipsholderen. Vælg derefter alle de datoer, du vil ændre. Brug derefter Indsæt special> Operationer> Tilføj. Når du klikker på OK, tilføjer Excel tallet 7 til de datoer, du har valgt, og flytter dem fremad i tid med 7 dage uden behov for at oprette hjælperkolonner.

Kopier midlertidig værdi, og vælg datoer

Indsæt special med værdier + Tilføj

Alle datoer flyttede frem med 7 dage

For at øge et sæt priser med 10%skal du bruge den samme fremgangsmåde. Indtast 1.10 i en celle, og kopier den til udklipsholderen. Vælg derefter de priser, du vil ændre, og brug Indsæt special> Operationer> Multiplicer for at konvertere alle priser på plads. Når du får styr på dette tip, finder du masser af smarte anvendelser til det.

Kopiér temp.værdi, og vælg priser

Indsæt special med værdier + multiplicér

Alle priser steg med 10%

Bemærk: dette fungerer kun med værdier. Prøv det ikke med formler!

15. Brug navngivne områder til at gøre formler mere læselige

Et af de ældste pro -tip i bogen er at bruge navngivne områder i dine formler for at gøre dem mere læsbare. Lad os f.eks. Sige, at du har et simpelt regneark, der viser arbejdstimer for et lille team. For hver person vil du gange deres arbejdstimer med en enkelt timepris. Forudsat at timeprisen er i celle A1, kan dine formler se sådan ud:

= B3 * $ A $ 1
= B4 * $ A $ 1
= B5 * $ A $ 1

Men hvis du navngiver celle A1 'time_rate', ser dine formler sådan ud:

= B3 * time_rate
= B4 * time_rate
= B5 * time_rate

Navngivning af intervaller på denne måde gør formler meget mere læsbare og sparer indtastning af mange dollartegn ($) for at skabe absolutte referencer.

Det er let at navngive områder. Vælg bare det område/de celler, du vil navngive, indtast derefter et navn i navneboksen, og tryk på enter. Nu hvor du har navngivet et område, vil Excel bruge det, når du peger og klikker på området, mens du opbygger en formel - når du klikker på et navngivet område, ser du navnet automatisk indsat i formlen. Som en bonus kan du også nemt navigere til det navngivne område, når du vil. Vælg bare navnet fra rullemenuen, der vises ved siden af ​​navnefeltet.

Normal formel uden navneområde

Navngivning af celle C2

Formel opdateret til brug af navngivet område

16. Anvend navne på eksisterende formler automatisk

Hvad sker der, når du allerede har oprettet formler og derefter opretter en navngivet område vil du bruge dem? Intet, faktisk. Excel foretager ingen ændringer i dine eksisterende formler eller tilbyder at anvende de nye områdenavne automatisk. Der er dog en måde at anvende områdenavne på eksisterende formler. Vælg bare de formler, du vil anvende navne på, og brug derefter funktionen Anvend navne.

Når vinduet Anvend navne er åbent, skal du vælge de navne, du vil anvende, og klikke på OK. Excel erstatter eventuelle tilsvarende referencer med de navne, du har valgt.

Vælg alle formelceller, som navngivet område skal anvendes på

hvordan tæller jeg unikke værdier i excel

Anvend navne på formlerne på båndet

Vælg det navngivne område, der skal anvendes

Navngivet område anvendes automatisk

17. Gem en formel, der ikke er udført

Hvis du arbejder med en mere kompleks formel, er der en god chance for, at det vil tage et stykke tid at få formlen til at fungere rigtigt. Men du har muligvis kort tid og skal senere vende tilbage til formlen for at få det til at fungere, som du vil. Desværre lader Excel dig ikke indtaste en formel, der er brudt. Hvis du prøver, klager Excel højlydt over, at formlen har fejl og lader dig ikke fortsætte, før du har løst alle problemer.

Der er dog en let løsning: bare konverter formlen midlertidigt til tekst. For at gøre dette kan du enten tilføje en enkelt apostrof til formelens start (før =), eller bare fjerne lighedstegnet helt. I begge tilfælde stopper Excel med at forsøge at evaluere formlen og lader dig indtaste den som den er. Senere kan du vende tilbage til formlen og genoptage arbejdet.

18. Vær opmærksom på de funktioner, Excel tilbyder

Der findes funktioner til at løse specifikke problemer. Du kan tænke på en funktion som en forudbygget formel med et specifikt navn, formål og returværdi. F.eks. Har den RIGTIGE funktion kun ét formål: den giver store bogstaver. Giv det en tekst som 'new york CiTY', og det vil give dig 'New York City' tilbage. Funktioner er utroligt praktiske, når de løser et problem, du har, så det er fornuftigt at gøre dig bekendt med de tilgængelige funktioner i Excel.

Se: Excel funktionsvejledning og 500 Excel -formeleksempler for en liste over almindeligt anvendte funktioner og formler, der bruger dem.

Bemærk: Folk er ofte forvirrede over den terminologi, der bruges til at tale om funktioner og formler. En let måde at tænke på det er dette: Alt, der starter med et lighedstegn i Excel, er en formel. Ved denne definition er alle funktioner også formler, og formler kan indeholde flere funktioner.

19. Brug F4 til at skifte relative og absolutte referencer

Nøglen til at konstruere formler, som du elegant kan kopiere til nye placeringer og stadig fungere korrekt, er at bruge den rigtige kombination af absolutte og relative referencer. Grunden til, at dette er så vigtigt, er, fordi det giver dig mulighed for at genbruge eksisterende formler i stedet for at oprette nye, og genbruge den samme formel reducerer drastisk muligheden for fejl i en projektmappe ved at begrænse antallet af formler, der skal kontrolleres.

Imidlertid kan konvertering af referencer frem og tilbage mellem relative og absolutte referencer være en gene-at indtaste alle disse dollartegn ($) er kedeligt og tilbøjelig til fejl. Heldigvis er der en fantastisk genvej, der giver dig mulighed for hurtigt at skifte mellem de 4 muligheder, der er tilgængelige for hver reference: (Windows: F4, Mac: Command + T). Du skal blot sætte markøren i en reference ved hjælp af genvejen. Hver gang du bruger det, vil Excel 'rotere' til den næste mulighed i denne rækkefølge: fuldstændig relativ (A1)> fuldstændig absolut ($ A $ 1)> Absolut række (A $ 1)> absolut kolonne ($ A1).

20. Husk, at formler og funktioner returnerer en værdi. Altid.

Når du kæmper med en formel, er det nogle gange fordi du tror, ​​at en del af formlen returnerer en bestemt værdi, men det er faktisk det, der returnerer noget andet. For at kontrollere, hvad der faktisk returneres af en funktion eller af en del af en formel, skal du bruge F9 -tip herunder.

Bemærk: Ordet 'tilbagevenden' kommer fra programmeringsverdenen, og det forvirrer nogle gange folk, der er nye i dette koncept. I forbindelse med Excel -formler bruges den på denne måde 'Funktionen LEN returnerer et tal' eller 'Formlen i celle A1 returnerer en fejl'. Når du hører ordet 'return' med formel, skal du bare tænke 'resultat'.

21. Brug F9 til at evaluere dele af en formel

Genvejen F9 (fn + F9 på en Mac) kan løse dele af en formel i realtid. Dette er et fantastisk værktøj til fejlfinding af større formler, når du skal kontrollere, at resultatet af en bestemt del af formlen er, hvad du forventer. For at bruge dette tip skal du redigere formlen og vælge det udtryk eller den funktion, du vil evaluere (tip - brug funktionsspidsvinduet til at vælge hele argumenter). En du har et valg, tryk på F9. Du vil se den del af formlen erstattet af den værdi, den returnerer.

Bemærk: I Windows kan du fortryde F9, men det ser ikke ud til at fungere på en Mac. For at afslutte formlen uden at foretage ændringer, skal du bare bruge Esc.

Video: Sådan kontrolleres og debugges en formel med F9

22. Brug Formel Evaluator til at løse en formel trin for trin

Når du bruger F9 til at evaluere en formel, bliver for kedelig, er det tid til at bryde større hardware ud: Evaluer formel. Evaluer formel løser en formel et trin ad gangen. Hver gang du klikker på knappen Evaluer, løser Excel den understregede del af formlen og viser dig resultatet. Du kan finde Evaluer formel på fanen Formler på båndet i gruppen Formelrevision. Hvis du vil bruge Evaluer formel, skal du vælge en formel og klikke på knappen på båndet. Når vinduet åbnes, ser du formlen vist i et tekstfelt med en Evaluer -knap herunder. En del af formlen vil blive understreget - dette er den del, der i øjeblikket er under evaluering. Når du klikker på evaluer, erstattes den understregede del af formlen med den værdi, den returnerer. Du kan blive ved med at klikke på evaluere, indtil formlen er fuldstændigt løst.

Video: Sådan vurderes komplekse formler

Bemærk: Evalueringsformel er kun tilgængelig i Windows -versionen af ​​Excel. Mac -versionen har en anden tilgang, kaldet Formula Builder, som viser resultater, når du opretter en formel. Det er ikke helt den samme funktionalitet, men det er meget nyttigt, og du kan bruge det med formler, der allerede findes.

23. Byg komplekse formler i små trin

Når du skal bygge en mere kompleks formel og ikke er sikker på, hvordan du gør det, skal du starte med den generelle tilgang og nogle hårdt kodede værdier. Tilføj derefter mere logik for at erstatte de hårdkodede værdier et trin ad gangen. Lad os f.eks. Sige, at du vil skrive en formel, der udtrækker fornavnet fra et fuldt navn. Du ved, at du kunne bruge LEFT -funktionen til at trække tekst fra venstre, men du er ikke sikker på, hvordan du beregner antallet af tegn, der skal udtrækkes. Start med VENSTRE (fuldnavn, 5) for at få formlen til at fungere. Find derefter ud af, hvordan du udskifter tallet 5 med en beregnet værdi. I dette tilfælde kan du beregne antallet af tegn, der skal udtrækkes, ved at bruge FIND -funktionen til at finde placeringen af ​​det første mellemrumstegn.

Video: Sådan bygger du en kompleks formel trin for trin

24. Brug navngivne intervaller som variabler

I mange tilfælde er det fornuftigt at bruge navngivne områder kan lide variabler for at gøre dine formler mere fleksible og lettere at arbejde med. For eksempel, hvis du laver meget sammenkædning (forbinder tekstværdier sammen), kan du oprette dine egne navngivne områder for nye linjetegn, fanetegn osv. På denne måde kan du ganske enkelt henvise til de navngivne områder direkte i stedet for at tilføje en masse kompleks syntaks til dine formler. Som en bonus, hvis dine navngivne områder indeholder tekstværdier, behøver du ikke bruge anførselstegn omkring teksten, når du føjer dem til en formel. Denne idé er lidt svær at forklare se denne video for et detaljeret eksempel .

25. Brug sammenkædning i etiketter til at gøre antagelser klare

Når du opretter et regneark, der er baseret på visse forudsætninger, kan det være en udfordring at tydeligt vise de antagelser, du gør. Ofte har du et bestemt område på regnearket til input og et andet område til output, og der er ikke plads til at vise begge på samme tid. En måde at sikre, at centrale antagelser er klare, er at integrere dem direkte i etiketter, der vises på regnearket ved hjælp af sammenkædning, normalt med TEKST -funktionen.

Normalt kan du f.eks. Have en etiket, der siger 'Kaffeomkostninger' efterfulgt af en beregnet pris. Med sammenkædning kan du få etiketten til at sige 'Kaffeomkostninger ($ 2,00/kop): hvilket gør det klart, at du har antaget en pris på $ 2,00/kop.

Video: tydeliggøre antagelser med sammenkædning

26. Tilføj linjeskift til indlejrede IF'er for at gøre dem lettere at læse

Når du opretter en indlejret IF -formel, kan det blive meget forvirrende at holde styr på sande og falske argumenter i en snestorm af parenteser. Når du vrider i parenteserne, er det let at lave en fejl i logikken. Der er dog en enkel måde at gøre en formel med flere IF -sætninger meget lettere at læse: tilføj bare linjeskift til formlen efter hvert SAND argument. Dette får formlen til at læse mere som en tabel.

Video: Sådan gør du indlejrede IF'er lettere at læse

27. Indtast funktioner med Autofuldførelse

Når du indtaster en funktion, vil excel forsøge at gætte navnet på den funktion, du vil have, og præsentere en liste over autofuldførelser, som du kan vælge imellem. Spørgsmålet er, hvordan accepterer du en af ​​de viste muligheder og alligevel forbliver i redigeringstilstand? Tricket er at bruge tabulatortasten. Når du trykker på tabulator, tilføjer Excel den komplette funktion og efterlader markøren aktiv i parenteserne, så du kan udfylde argumenterne efter behov. På en Mac skal du først bruge pil ned for at vælge den funktion, du vil tilføje, og derefter trykke på Tab for at indsætte funktionen.

28. Brug AutoSum til at indtaste SUM -formler

Du får ikke altid chancen for at bruge denne AutoSum, men når du gør det, er det tilfredsstillende. AutoSum fungerer for både rækker og kolonner. Vælg bare en tom celle til højre eller under de celler, du vil opsummere, og skriv Alt + = (Mac: Command + Shift + T). Excel vil gætte det område, du forsøger at opsummere, og indsætte SUM -funktionen i et trin. Hvis du vil være mere specifik, så Excel ikke gætter, skal du først vælge det område, du har til hensigt at summere, herunder den celle, hvor du vil have SUM -funktionen.

AutoSum vil endda indsætte flere SUM -funktioner på samme tid. For at opsummere flere kolonner skal du vælge et område med tomme celler under kolonnerne. Hvis du vil opsummere flere rækker, skal du markere et område med tomme celler i en kolonne til højre for rækkerne.

Endelig kan du bruge AutoSum til at tilføje både række- og kolonnetotaler på samme tid for en hel tabel. Vælg bare en fuld tabel med tal, inklusive tomme celler under tabellen og til højre for tabellen, og brug genvejen. Excel tilføjer de relevante SUM -funktioner i de tomme celler, hvilket giver dig kolonnetotaler, ræktotaler og en samlet sum i et enkelt trin.

29. Indtast den samme formel i flere celler på én gang

Ofte skal du indtaste den samme formel i en gruppe celler. Du kan faktisk gøre dette i et trin med tastaturgenvejen Control + Enter. Vælg bare alle cellerne på samme tid, og indtast derefter formlen normalt, som du ville for den første celle. Når du er færdig, skal du i stedet for at trykke på Enter trykke på Control + Enter. Excel tilføjer den samme formel til alle celler i markeringen og justerer referencer efter behov. Når du bruger denne fremgangsmåde, behøver du ikke kopiere og indsætte, udfylde eller bruge fyldhåndtaget. Du er færdig i et trin.

Du kan også bruge den samme teknik til at redigere flere formler på samme tid. Vælg bare alle formlerne på én gang, foretag den ændring, du har brug for, og tryk på Control + Enter.

Forfatter Dave Bruns


^