Excel

29 måder at spare tid på med Excel-formler

29 Ways Save Time With Excel Formulas

Formler er Excel og brød og smør. Hvis du bruger Excel regelmæssigt, ved jeg, at du bruger mange formler. Men at lave en arbejdsformel kan tage alt for meget tid. I denne artikel deler jeg nogle gode tip til at spare dig tid, når du arbejder med formler i Excel.

Video: 20 tip til at spare tid med Excel-formler



1. Føj ikke de sidste parenteser til en funktion

Lad os starte med noget rigtig let! Når du går ind i en funktion alene (SUM, GEMIDDELLIG osv.) Behøver du ikke at indtaste de afsluttende parenteser. For eksempel kan du bare indtaste:



= SUM (A1: A10

og tryk på retur. Excel tilføjer de afsluttende parenteser for dig. Det er en lille ting, men praktisk.



Bemærk: dette fungerer ikke, hvis din formel indeholder mere end et sæt parenteser.

Før - lukke parentes udeladt

Efter tryk på enter - parentes tilføjes automatisk



2. Flyt en formel, og hold referencer fra at ændre sig

En af Excels mest kraftfulde funktioner er relative adresser - når du kopierer en formel til en ny placering, ændres alle relative adresser. Ofte er dette nøjagtigt hvad du vil have, fordi genbrug af formler er en af ​​de vigtigste teknikker i et velbygget, let at vedligeholde regneark.

Men nogle gange skal du flytte eller kopiere en formel til en ny placering, og du vil slet ikke have formlen til at ændre. Der er flere måder, du kan gøre dette på.

Hvis du bare flytter en formel til en nærliggende placering, skal du prøve at trække og slippe. Træk holder alle adresser intakte og uændrede.

Tag kanten af ​​markeringen

Træk til en ny placering

Hvis du flytter en formel til et fjernere sted, skal du bruge klip og indsæt. (Win: Ctrl + X, Ctrl + V Mac: Cmd + X, Cmd + V) Når du klipper en formel, ændres dens referencer ikke.

3. Kopier en formel, og hold referencer fra at ændre sig

Bemærk: Du kan ændre alle cellereferencer for at gøre dem absolutte, men dette tip antager, at du ikke vil gøre det, uanset årsag.

Hvis du bare har brug for at kopiere en enkelt formel, skal du vælge hele formlen i formellinjen og kopiere til udklipsholderen. Du kan derefter indsætte et nyt sted. Resultatet bliver en formel, der er identisk med originalen.

For at kopiere en gruppe af formler til en ny placering uden at påvirke referencer, kan du bruge find og erstat. Vælg de formler, du vil kopiere, og søg derefter efter, og udskift det samme (=) tegn i formlerne med hash-tegnet (#). Dette konverterer formlerne til tekst. Kopier og indsæt nu formlerne til en ny placering. Når du har indsat formlerne, og med alle valgte formler, skal du vende søgningen og udskifte processen. Søg efter hash (#), og erstat et lighedstegn (=). Dette gendanner formlerne i funktionsdygtig stand. (Kredit: Tom urtis )

4. Dobbeltklik på fyldhåndtaget for at kopiere formler ned

Når du tilføjer formler til tabeller, er en af ​​de ting, du gør oftest, at kopiere formlen fra den første række i tabellen til den sidste række i tabellen. Hvis du kender tastaturgenveje til at navigere i data i Excel, kan du bruge dem til hurtigt at indsætte i en hel kolonne med formler på få tastetryk. Fyldhåndtaget er dog endnu hurtigere, fordi det ikke er nødvendigt at navigere til bunden af ​​tabellen.

Fyldhåndtaget er det lille rektangel, der sidder i nederste højre hjørne af alle valg i Excel. Så længe formlen sidder i en kolonne ved siden af ​​en anden kolonne, vil der være et komplet sæt data, du kan bare dobbeltklikke på udfyldningshåndtaget for at kopiere formlen helt ned til bunden af ​​tabellen.

Fyldhåndtaget

Excel kopierer formlen ned

Bemærk: Dette tip fungerer ikke, hvis der ikke er en fuld kolonne med data til venstre for den formel, du indtaster. Excel bruger disse data til at finde ud af, hvor langt ned på regnearket for at kopiere formlen. Du kan dog bruge denne næste tilgang ...

Hvis markeringen ikke er for stor, kan du også udfylde formler ned i et regneark ved hjælp af genvejen til Udfyld (Control + D). Bare sørg for at vælge den originale formel og målcellerne først. Dette er hurtigere end kopier / indsæt, men ikke så hurtigt som fyldhåndtaget, især hvis du kopierer formlen til en stor gruppe celler.

Video: Genveje til at flytte rundt på en stor liste hurtigt

5. Brug en tabel til at indtaste formler automatisk

En endnu hurtigere måde at indtaste formler på er først at konvertere din tabel til en officiel Excel-tabel. Terminologien her er forvirrende, da alle data med mere end en kolonne teknisk set er en 'tabel', men Excel har en formel struktur kaldet en tabel, der giver mange fordele. Når du konverterer dine data til en tabel (begge platforme: Ctrl + T), vil alle formler, du indtaster i første række, automatisk blive kopieret ned i hele længden af ​​tabellen. Dette sparer meget tid og hjælper også med at forhindre fejl.

Indtast formlen normalt

Tryk på enter for at kopiere formlen ned

Når du opdaterer en formel i en tabel, opdaterer Excel igen alle lignende formler i samme kolonne.

Bemærk: formler i en tabel bruger automatisk strukturerede referencer (dvs. i eksemplet ovenfor = [@ Hours] * [@ Rate] i stedet for = C4 * D4. Du kan dog skrive celleadresser direkte, og de bevares.

6. Brug AutoComplete + -fanen til at åbne funktioner

Når du indtaster et lighedstegn og begynder at skrive, begynder Excel at matche den tekst, du indtaster, med den enorme liste over tilgængelige funktioner. Når du skriver, ser du en liste over 'kandidatfunktioner' vises nedenfor. Denne liste indsnævres med hvert bogstav, du skriver. Når den ønskede funktion er valgt på listen, kan du 'bede' Excel om at indtaste den for dig ved at trykke på fanen. I Windows vælges funktioner automatisk, mens du skriver. På en Mac præsenteres indstillinger, men ikke valgte, så du skal tage endnu et trin: Brug piletasten til at vælge den ønskede funktion, tryk derefter på fanen eller vend tilbage for at få Excel til at indtaste funktionen for dig.

Fremhæv det bedste match og tryk på fanen

Excel fuldfører automatisk funktionen

7. Brug Ctrl + klik for at indtaste argumenter

Kan du ikke lide at skrive kommaer mellem argumenter? Du kan få Excel til at gøre det for dig. Når du indtaster argumenter i en funktion, skal du bare holde Control nede (Mac: Command), mens du klikker på hver reference, og Excel vil automatisk indtaste kommaer for dig. For eksempel kan du indtaste en formel som: = SUM (A1, B10, C5: C10) ved at indtaste '= SUM (' og derefter Ctrl-klikke på hver reference. Dette fungerer med enhver funktion, hvor du leverer referencer som argumenter.

Kontrol eller kommando klik på næste celle

Kontrol eller kommando klik igen

Alle kommaer blev indtastet af Excel

8. Brug formeltipsvinduet til at vælge argumenter

Når du arbejder med en formel, der indeholder en Excel-funktion, skal du huske, at du altid kan bruge tipvinduet til at vælge argumenter. Dette kan spare tid, hvis formlen er kompliceret, især hvis den indeholder mange indlejrede parenteser. For at vælge argumenter skal du arbejde i to trin. I trin et skal du klikke for at placere markøren inde i den funktion, hvis argument du vil vælge. Excel viser derefter et tip til den funktion, der viser alle argumenter. I trin to skal du klikke på det argument, du vil vælge. Excel vælger hele argumentet, selv når det indeholder andre funktioner eller formler. Dette er en god måde at vælge argumenter på, når du bruger F9 til at debugge en formel.

Hold markøren over argumentet i formelskærmens tip

Klik på argument for at vælge formlen inde

Vil du lære mere? Vi tilbyder et helt kursus videre Excel formler og funktioner .

9. Indsæt funktionsargumentpladsholdere med en genvej

Normalt, når du går ind i en funktion, præsenterer Excel tip om hver argumentation, når du tilføjer kommaer. Men nogle gange vil du måske have, at Excel tilføjer pladsholdere til alle funktionsargumenterne på én gang. I så fald vil du være glad for at vide, at der er en genvej til det.

Når du går ind i en funktion, efter at Excel har genkendt funktionsnavnet, skal du skrive Control + Shift + A (begge platforme). Hvis du f.eks. Skriver '= DATE (' og derefter bruger Control + Shift + A, giver Excel dig '= DATE (år, måned, dag)'. Du kan derefter dobbeltklikke på hvert argument (eller bruge funktionstipset vindue for at vælge hvert argument) og ændre det til den ønskede værdi.

Sørg for, at funktionen genkendes

Control + Shift + A indsætter navngivne argumenter

10. Flyt 'formel ting' ud af din måde

Nogle gange når du indtaster en formel, formel tip vindue kommer i vejen for dig , blokerer din visning af andre celler, du vil se på regnearket. Når det sker, skal du huske at du kan flytte tipvinduet ud af din måde. Bare hold musen over kanten af ​​vinduet, indtil du ser markørændringen, og klik derefter og træk til en ny placering. Derefter kan du fortsætte med at indtaste eller redigere din formel. Afhængig af strukturen på dit regneark er en anden måde at håndtere dette problem på at redigere formlen i formellinjen i stedet for direkte i cellen.

Tag fat i kanten af ​​skærmspidsen

Træk skærmtip ud af din måde

11. Skift visningen af ​​alle formler på én gang

Når du redigerer en celle, der indeholder en formel, viser Excel automatisk formlen i stedet for dens resultat. Men nogle gange kan du måske se alle formlerne på et regneark på én gang. For at gøre dette skal du bare bruge tastaturgenvejen til at vise formler: Control + ~ (det er en tilde). Med denne genvej kan du hurtigt skifte alle formler på et regneark eller fra på skærmen. Dette er en god måde at se alle formler på én gang og kontrollere formler for konsistens.

Control + `afslører alle formler

Alle formler synlige

12. Vælg alle formler i et regneark på én gang

En anden måde at se alle formler i et regneark er at vælge dem. Du kan gøre dette ved hjælp af de mere kraftfulde (og skjulte) funktioner i Excel: er Gå til> Special (Ctrl + G). Med denne kommando kan du vælge alle mulige interessante ting i Excel, herunder tomme celler, celler, der indeholder tal, celler, der er tomme og meget mere. En af mulighederne er celler, der indeholder formler. For at vælge alle celler, der indeholder formler på et regneark, skal du bare skrive Ctrl + G for at åbne dialogboksen Gå til og derefter klikke på knappen Special og derefter vælge Formler. Når du klikker på OK, vælges alle celler, der indeholder formler.

Kontrol + G for at åbne Gå til special

Klik på knappen Special

Vælg formler

Alle formler er valgt

Hvis du kun vil vælge et undersæt af formler i et regneark, skal du først foretage et valg og derefter bruge den samme kommando.

13. Brug pasta speciel til at konvertere formler til statiske værdier

Et almindeligt problem i Excel er et behov for at forhindre, at beregnede værdier ændres. For eksempel, måske vil du forenkle et regneark ved at fjerne 'hjælpekolonner', som du brugte til at generere bestemte værdier. Men hvis du sletter disse kolonner med formler, der stadig henviser til dem, får du en masse #REF-fejl. Løsningen er først at konvertere formler til værdier og derefter slette de ekstra kolonner. Den enkleste måde at gøre det på er at bruge Paste Special. Vælg først de formler, du vil konvertere, og kopier til udklipsholderen. Dernæst åbner dialogboksen Indsæt speciel med de stadig valgte formler (Win: Ctrl + Alt + V, Mac: Ctrl + Cmd + V) og brug indstillingen Værdier. Dette erstatter alle formler, du valgte med de værdier, de havde beregnet.

Formler valgt og kopieret

Indsæt special påberåbt

Ingen flere formler!

14. Brug Paste Special til at justere værdierne på plads

Et andet almindeligt problem i Excel er et behov for at ændre mange værdier på plads. For eksempel har du måske en liste over 500 produktpriser, og du skal hæve alle priser med 5%. Eller måske har du en liste med 100 datoer, som alle skal flyttes ind i fremtiden med en uge? I sådanne tilfælde kan du tilføje en 'hjælper'-kolonne til din tabel, udføre den krævede beregning, konvertere resultaterne til værdier og derefter kopiere dem over den originale kolonne. Men hvis du kun har brug for en simpel beregning, er Paste Special meget enklere og hurtigere, fordi du kan ændre værdien direkte uden ekstra formler.

For eksempel, hvis du vil konvertere et sæt datoer på plads til en uge senere, skal du gøre dette: Føj nummeret 7 til en hvilken som helst celle i regnearket og kopier det derefter til udklipsholderen. Vælg derefter alle de datoer, du vil ændre. Brug derefter Indsæt speciel> Operationer> Tilføj. Når du klikker på OK, tilføjer Excel tallet 7 til de datoer, du har valgt, og flytter dem frem i tid med 7 dage uden behov for at oprette hjælpekolonner.

Kopier temp. Værdi, og vælg datoer

Indsæt specielt med Værdier + Tilføj

Alle datoer flyttes frem med 7 dage

Brug den samme fremgangsmåde for at øge et sæt priser med 10%. Indtast 1.10 i en celle, og kopier den til udklipsholderen. Vælg derefter de priser, du vil ændre, og brug Indsæt speciel> Operationer> Multiplicer for at konvertere alle priser på plads. Når du først har fået fat i dette tip, finder du masser af smarte anvendelser til det.

Kopier temp. Værdi og vælg priser

Indsæt specielt med Værdier + Multiplicer

Alle priser steg med 10%

Bemærk: dette fungerer kun med værdier. Prøv det ikke med formler!

15. Brug navngivne områder for at gøre formler mere læsbare

Et af de ældste pro-tip i bogen er at bruge navngivne intervaller i dine formler for at gøre dem mere læsbare. Lad os for eksempel sige, at du har et simpelt regneark, der viser arbejdede timer for et lille team. For hver person ønsker du at gange deres arbejdstimer gange en enkelt timesats. Forudsat at timeprisen er i celle A1, kan dine formler muligvis se sådan ud:

= B3 * $ A $ 1
= B4 * $ A $ 1
= B5 * $ A $ 1

Men hvis du navngiver celle A1 'hourly_rate', vil dine formler se sådan ud:

= B3 * timesats
= B4 * timeløn
= B5 * timesats

Navneområder på denne måde gør formler meget mere læsbare og sparer indtastning af mange dollartegn ($) for at skabe absolutte referencer.

Navngivning af intervaller er let. Vælg det område / celle (r), du vil navngive, skriv derefter et navn i navneboksen, og tryk på enter. Nu hvor du har navngivet et interval, vil Excel bruge det, når du peger og klikker på området, mens du bygger en formel - når du klikker på et navngivet område, vil du se dets navn automatisk indsættes i formlen. Som en bonus kan du også nemt navigere til det navngivne interval, når du vil. Vælg bare navnet i rullemenuen, der vises ved siden af ​​navnefeltet.

Normal formel uden navneområde

Navngivning af celle C2

Formel opdateret til brug af navngivet rækkevidde

16. Anvend navne på eksisterende formler automatisk

Hvad sker der, når du allerede har oprettet formler og derefter opretter en navngivet rækkevidde du vil bruge i dem? Intet, faktisk. Excel foretager ikke ændringer i dine eksisterende formler eller tilbyder automatisk at anvende de nye rækkevidde. Der er dog en måde at anvende rækkevandsnavne på eksisterende formler på. Vælg bare de formler, du vil anvende navne på, og brug derefter funktionen Anvend navne.

Når vinduet Anvend navne er åbent, skal du vælge de navne, du vil anvende, og klikke på OK. Excel erstatter alle tilsvarende referencer med de navne, du valgte.

Vælg alle formelceller, der skal anvendes det navngivne interval til

hvordan tæller jeg unikke værdier i excel

Anvend navne på fanebladet Formler

Vælg det navngivne område, der skal anvendes

Navngivet område anvendes automatisk

17. Gem en formel, der ikke er færdig

Hvis du arbejder med en mere kompleks formel, er der en god chance for, at det vil tage et stykke tid at få formlen til at fungere korrekt. Men du har muligvis kort tid og har brug for at komme tilbage til formlen senere for at få den til at fungere som du vil. Desværre lader Excel dig ikke indtaste en formel, der er brudt. Hvis du prøver, vil Excel klage højt over, at formlen har fejl og ikke lade dig fortsætte, før du har løst alle problemer.

Der er dog en let løsning: bare midlertidigt konvertere formlen til tekst. For at gøre dette kan du enten tilføje en enkelt apostrof til starten af ​​formlen (før =) eller bare fjerne lige tegn helt. I begge tilfælde holder Excel op med at prøve at evaluere formlen og giver dig mulighed for at indtaste den som den er. Senere kan du vende tilbage til formlen og genoptage arbejdet.

18. Vær opmærksom på de funktioner, Excel tilbyder

Der findes funktioner til at løse specifikke problemer. Du kan tænke på en funktion som en forudbygget formel med et specifikt navn, formål og returværdi. For eksempel har PROPER-funktionen kun ét formål: den verserer med store bogstaver. Giv det tekst som 'nEW york CiTY', og det vil give dig tilbage 'New York City'. Funktioner er utroligt praktiske, når de løser et problem, du har, så det giver mening at gøre dig bekendt med de tilgængelige funktioner i Excel.

Se: Excel-funktionsvejledning og 500 Excel-formeleksempler for en liste over almindeligt anvendte funktioner og formler, der bruger dem.

Bemærk: Folk er ofte forvirrede af den terminologi, der bruges til at tale om funktioner og formler. En nem måde at tænke på det er dette: alt, der starter med et ligetegn i Excel, er en formel. Ved denne definition er alle funktioner også formler, og formler kan indeholde flere funktioner.

19. Brug F4 til at skifte relative og absolutte referencer

Nøglen til at konstruere formler, hvor du elegant kan kopieres til nye placeringer og stadig fungerer korrekt, er at bruge den rigtige kombination af absolutte og relative referencer. Årsagen til, at dette er så vigtigt, er fordi det giver dig mulighed for at genbruge eksisterende formler i stedet for at oprette nye, og genbrug af den samme formel reducerer drastisk muligheden for fejl i en projektmappe ved at begrænse antallet af formler, der skal kontrolleres.

At konvertere referencer frem og tilbage mellem relative og absolutte referencer kan imidlertid være en gener - at indtaste alle disse dollartegn ($) er kedeligt og fejlbehæftet. Heldigvis er der en god genvej, der giver dig mulighed for hurtigt at skifte mellem de 4 tilgængelige muligheder for hver reference: (Windows: F4, Mac: Command + T). Du skal blot placere markøren i en reference ved hjælp af genvejen. Hver gang du bruger det, roterer Excel til den næste mulighed i denne rækkefølge: fuldstændig relativ (A1)> fuldstændig absolut ($ A $ 1)> Absolut række (A $ 1)> absolut kolonne ($ A1).

20. Husk, at formler og funktioner returnerer en værdi. Altid.

Når du kæmper med en formel, er det nogle gange fordi du tror, ​​at en del af formlen returnerer en bestemt værdi, men det er faktisk, at den returnerer noget andet. For at kontrollere, hvad der faktisk returneres af en funktion eller af en del af en formel, skal du bruge F9-tip nedenfor.

Bemærk: Ordet 'tilbagevenden' kommer fra programmeringsverdenen, og det forveksler undertiden folk, der er nye i dette koncept. I forbindelse med Excel-formler bruges det som denne 'LEN-funktionen returnerer et tal' eller 'Formlen i celle A1 returnerer en fejl'. Når du hører ordet 'returnere' med formel, så tænk bare 'resultat'.

21. Brug F9 til at evaluere dele af en formel

Genvejen F9 (fn + F9 på en Mac) kan løse dele af en formel i realtid. Dette er et fantastisk værktøj til fejlfinding af større formler, når du skal kontrollere, at resultatet af en bestemt del af formlen er, hvad du forventer. For at bruge dette tip skal du redigere formlen og vælge det udtryk eller den funktion, du vil evaluere (tip - brug funktions tipvinduet til at vælge hele argumenter). Hvis du har et valg, skal du trykke på F9. Du ser den del af formlen erstattet af den værdi, den returnerer.

Bemærk: På Windows kan du fortryde F9, men det ser ikke ud til at fungere på en Mac. For at afslutte formlen uden at foretage ændringer skal du bare bruge Esc.

Video: Sådan kontrolleres og debugges en formel med F9

22. Brug Formula Evaluator til at løse en formel trin for trin

Når du bruger F9 til at evaluere en formel bliver for kedelig, er det tid til at bryde ud større hardware: Evaluer formel. Evaluer formel løser en formel et trin ad gangen. Hver gang du klikker på knappen Evaluer, løser Excel den understregede del af formlen og viser dig resultatet. Du kan finde Evaluer formel under fanen Formler på båndet i gruppen Formelrevision. For at bruge Evaluer formel skal du vælge en formel og klikke på knappen på båndet. Når vinduet åbnes, vises formlen i et tekstfelt med knappen Evaluer nedenfor. Én del af formlen vil blive understreget - dette er den del, der aktuelt er 'under evaluering'. Når du klikker på evaluere, erstattes den understregede del af formlen med den værdi, den returnerer. Du kan fortsætte med at klikke evaluere, indtil formlen er fuldt ud løst.

Video: Sådan vurderes komplekse formler

Bemærk: Evaluer formlen er kun tilgængelig i Windows-versionen af ​​Excel. Mac-versionen tager en anden tilgang, kaldet Formula Builder, som viser resultater, når du opretter en formel. Det er ikke helt den samme funktionalitet, men det er meget nyttigt, og du kan bruge den med formler, der allerede findes.

23. Byg komplekse formler i små trin

Når du har brug for at opbygge en mere kompleks formel og ikke er sikker på, hvordan du gør det, skal du starte med den generelle tilgang og nogle hårdkodede værdier. Tilføj derefter mere logik for at erstatte de hårdkodede værdier et trin ad gangen. Lad os for eksempel sige, at du vil skrive en formel, der udtrækker fornavnet fra et fuldt navn. Du ved, at du kunne bruge VENSTRE-funktionen til at trække tekst fra venstre, men du er ikke sikker på, hvordan du beregner antallet af tegn, der skal ekstraheres. Start med VENSTRE (fuldnavn, 5) for at få formlen til at fungere. Find derefter ud af, hvordan du skal erstatte nummeret 5 med en beregnet værdi. I dette tilfælde kan du udregne antallet af tegn, der skal ekstraheres, ved hjælp af FIND-funktionen til at finde placeringen af ​​det første mellemrumstegn.

Video: Hvordan man bygger en kompleks formel trin for trin

24. Brug navngivne områder som variabler

I mange tilfælde giver det mening at bruge det navngivne intervaller som variabler for at gøre dine formler mere fleksible og nemmere at arbejde med. For eksempel, hvis du laver en masse sammenkædning (sammenføjning af tekstværdier), kan du oprette dine egne navngivne områder for nye linjetegn, faneblad osv. På denne måde kan du blot henvise til de navngivne områder direkte i stedet for at tilføje en masse kompleks syntaks til dine formler. Som en bonus, hvis dine navngivne områder indeholder tekstværdier, behøver du ikke bruge anførselstegn omkring teksten, når du tilføjer dem til en formel. Denne idé er lidt svært at forklare se denne video for et detaljeret eksempel .

25. Brug sammenkædning i etiketter for at gøre antagelser klare

Når du opretter et regneark, der er afhængig af visse antagelser, kan det være en udfordring at tydeligt vise de antagelser, du laver. Ofte har du et bestemt område på regnearket til input og et andet område for output, og der er ikke plads til at vise begge på samme tid. En måde at sikre, at nøgleforudsætninger er klare, er at integrere dem direkte i etiketter, der vises på regnearket ved hjælp af sammenkædning, normalt med TEKST-funktionen.

For eksempel har du muligvis en etiket, der siger 'Kaffeomkostninger' efterfulgt af en beregnet pris. Med sammenkædning kan du få etiketten til at sige 'Kaffeomkostning ($ 2,00 / kop): hvilket gør det klart, at du har antaget en pris på $ 2,00 / kop.

Video: afklare antagelser med sammenkædning

26. Tilføj linjeskift til indlejrede IF'er for at gøre dem lettere at læse

Når du opretter en indlejret IF-formel, kan det være meget forvirrende at holde styr på sande og falske argumenter i en snestorm af parentes. Når du vrider parenteserne, er det let at lave en fejl i logikken. Der er dog en enkel måde at gøre en formel med flere IF-udsagn meget lettere at læse: Bare tilføj linjeskift til formlen efter hvert SAND argument. Dette får formlen til at læse mere som en tabel.

Video: Sådan gør du indlejrede IF'er lettere at læse

27. Indtast funktioner med AutoComplete

Når du går ind i en funktion, vil excel forsøge at gætte navnet på den ønskede funktion og præsentere en liste over autofuldførelser, som du kan vælge imellem. Spørgsmålet er, hvordan accepterer du en af ​​de viste muligheder og alligevel forbliver i redigeringstilstand? Tricket er at bruge tabulatortasten. Når du trykker på fanen, tilføjer Excel den komplette funktion og efterlader markøren aktiv i parenteserne, så du kan udfylde argumenterne efter behov. På en Mac skal du først bruge pil ned for at vælge den funktion, du vil tilføje, og derefter trykke på Tab for at indsætte funktionen.

28. Brug AutoSum til at indtaste SUM-formler

Du får ikke altid chancen for at bruge denne AutoSum, men når du gør det, er det tilfredsstillende. AutoSum fungerer i både rækker og kolonner. Vælg bare en tom celle til højre eller under de celler, du vil sammenfatte, og skriv Alt + = (Mac: Kommando + Skift + T). Excel vil gætte det område, du prøver at opsummere, og indsætte SUM-funktionen i et trin. Hvis du vil være mere specifik, så Excel ikke gætter, skal du først vælge det område, du vil sammenfatte, inklusive den celle, hvor du vil have SUM-funktionen.

AutoSum vil endda indsætte flere SUM-funktioner på samme tid. For at opsummere flere kolonner skal du vælge et område med tomme celler under kolonnerne. For at opsummere flere rækker skal du vælge et område med tomme celler i en kolonne til højre for rækkerne.

Endelig kan du bruge AutoSum til at tilføje både række- og søjletotaler på samme tid for en hel tabel. Vælg bare en fuld tabel med tal, inklusive tomme celler under tabellen og til højre for tabellen, og brug genvejen. Excel tilføjer de relevante SUM-funktioner i de tomme celler, hvilket giver dig kolonnetotaler, ræktotaler og en samlet sum i et enkelt trin.

29. Indtast den samme formel i flere celler på én gang

Ofte skal du indtaste den samme formel i en gruppe celler. Du kan faktisk gøre dette i et trin med tastaturgenvejen Control + Enter. Vælg bare alle celler på samme tid, og indtast derefter formlen normalt som for den første celle. Når du er færdig, skal du derefter trykke på Control + Enter i stedet for at trykke på Enter. Excel tilføjer den samme formel til alle celler i markeringen og justerer referencer efter behov. Når du bruger denne tilgang, behøver du ikke kopiere og indsætte, udfylde eller bruge fyldhåndtaget. Du er færdig i et trin.

Du kan også bruge den samme teknik til at redigere flere formler på samme tid. Vælg bare alle formler på én gang, foretag den ændring, du har brug for, og tryk på Control + Enter.

Forfatter Dave Bruns


^