Excel

Seje ting, du kan gøre med betinget formatering

Cool Things You Can Do With Conditional Formatting

Du har hørt om datavisualisering, ikke? Det er kunsten og videnskaben at præsentere data på en måde, så folk kan 'se' vigtige oplysninger ved første øjekast . Datavisualisering gør komplekse data mere tilgængelige og nyttige. I en verden, der er fyldt med data, er den mere værdifuld end nogensinde.

Excel har et fantastisk værktøj til visualisering af data kaldet betinget formatering. Hvis du arbejder med data i Excel (og hvem gør det ikke i disse dage?), Finder du det utroligt nyttigt. Ved at oprette enkle regler, der fremhæver bare de data, du er interesseret i , kan du få øje på nøgleoplysninger meget hurtigt.



For at hjælpe dig i gang og give dig inspiration, her er nogle seje måder, du kan bruge Excel-betinget formatering til at hjælpe dig med at forstå data hurtigere.



Fremhæv duplikat eller unikke værdier

En af de praktiske måder, du kan bruge betinget formatering på er hurtigt at fremhæve duplikat eller unikke værdier. Excel indeholder indbyggede regler, der gør begge disse opgaver lette.

Antag for eksempel, at du har denne tabel med postnumre, og at du vil fremhæve de postnumre, der vises mere end én gang (dvs. duplikater)? Med over 160 postnumre på listen er det næsten umuligt for det menneskelige øje at få øje på duplikatkoder.



165 postnumre med nogle dubletter

Men ved hjælp af betinget formatering kan du bare vælge tabellen og fortælle Excel at fremhæve dubletter ved hjælp af en indbygget betinget formateringsregel til dubletter:

Indbygget betinget formateringsregel til markering af dubletter



Med blot et par klik er resultatet:

165 postnumre med duplikater tydeligt fremhævet

Antag alternativt, at du har denne tabel med navne, og at du kun skal finde dem, der vises en gang (dvs. unikke værdier)?

Masser af navne ... hvilke vises kun én gang?

Held og lykke med at finde navne, der kun vises en gang med bare dine øjne! Brug af en indbygget betinget formateringsregel kan dog finde alle unikke navne på mindre end 10 sekunder:

Indbygget betinget formateringsregel til markering af unikke værdier

Unikke navne tydeligt fremhævet

Vend problemet endnu en gang, hvad hvis du vil finde alle navne, der vises mindst 5 gange? Ved at oprette en regel baseret på en formel:

CF-formel til at tælle dubletter, der vises mindst 5 gange

Du kan nemt fremhæve navne, der vises mindst 5 gange:

Navne, der vises mindst 5 gange tydeligt fremhævet

Formlen, jeg bruger, med et navngivet interval 'navne' for alle navne, er denne:

hvordan man finder sammenhæng på excel
 
= COUNTIF (names,B2)>4


Fremhæv top- eller bundværdier

Antag at du har en følgende rapport, der viser månedlige salgssummer for sælgere i din virksomhed:

Salgsdata efter måned og sælger

Det er rart at have alle oplysningerne ét sted, men du vil hurtigt se de 5 øverste og fem nederste salgstal, så du ved, hvor du skal fokusere din opmærksomhed.

Ved at bruge to indbyggede regler for betinget formatering:

Top 5 og bund 5 CF regler

Du kan markere de øverste 5 værdier i grønt og de nederste 5 værdier i rødt:

hvordan man tilføjer drop down filter i Excel

Top 5 værdier i grønt, nederste 5 værdier i rødt

Vil du lære mere? Se vores s hort kursus om betinget formatering .

Fremhævning af værdier baseret på en variabel input

Selvom Excel indeholder et stort antal forudindstillinger for betinget formatering, kommer den virkelige effekt af betinget formatering fra at bruge formler. Formler giver dig mulighed for at oprette mere kraftfulde og fleksible regler.

Antag for eksempel, at du vil udforske et datasæt og fremhæve værdier over en bestemt værdi, i dette tilfælde 800?

Klar til at fremhæve værdier, der er større end inputcellen

Ved at oprette en inputcelle og henvise til den pågældende inputcelle i en formel kan du gøre tærsklen til en variabel.

CF-formel sammenligner værdier med navngivet interval

Her fremhæver reglen alle værdier større end 800:

Alle værdier større end input (800) fremhævet

Her har vi ændret input til 900 og fremhævet færre værdier:

Kun værdier større end 900 fremhævet

Ved at gøre regelvariablen opretter du en model, der giver dig mulighed interaktivt udforske dataene. Dette er en fantastisk måde at tilføje noget professionelt polsk til et regneark, fordi folk elsker ting, der reagerer øjeblikkeligt på deres handlinger.

Fremhæv hele rækker baseret på værdier i en kolonne

Der er mange situationer, hvor du måske vil fremhæve en hel række baseret på en værdi, der vises i en kolonne. For at gøre dette med betinget formatering skal du bruge en formel og derefter låse kolonnehenvisningen efter behov.

Lad os for eksempel sige, at du vil fremhæve ordrer i dette datasæt, der er over $ 100:

Bestillingsdata ... hvilke ordrer er over 00?

Formlen låser kolonnehenvisningen for kun at teste værdier i kolonne E:

CF-formel til kun at teste værdier i kolonne E

Resultatet:

Rækker med ordrer over 00 i værdi fremhæves

Fremhæv rækker baseret på en inputcelle

Baseret på de tidligere eksempler fremhæver vi her rækker baseret på værdien i en inputcelle med navnet 'ejer'.

CF-regel for at fremhæve rækker baseret på ejer

Opgaver, der ejes af Sue, fremhæves

Byg et søgefelt

Ved hjælp af den samme grundlæggende idé i det sidste eksempel kan du faktisk oprette et søgefelt ved hjælp af betinget formatering, der søger i flere kolonner på samme tid. Dette er et godt alternativ til filtrering, fordi ingen data er skjult.

Video: Sådan oprettes et søgefelt med betinget formatering

Forfatter Dave Bruns


^